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孤鸿萍影之霏霏“细语”

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【原】办公室“三问”  

2014-04-03 17:08:28|  分类: 工作思考 |  标签: |举报 |字号 订阅

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蒙组织信任和领导厚爱,最近自己被调整到县局办公室担任办公室主任一职。过去自己也曾在办公室呆过,而且时间还不短,约九年时间,期间担任办公室副主任六年,自认为对办公室工作有所了解。下面结合自己前些年的办公室工作经验,及当下对此项工作的一些思考,以自问自答的方式对办公室工作谈几点粗浅的认识。

——办公室是一个什么样的机构

“办公室”一词应该是一个舶来词,是近现代西方企业文化及行政管理的产物。在中国古代是没有“办公室”这个词的,但是在当时的国家及社会治理结构中有类似的机构设置,比如历史上的“六部”隶、户、礼、兵、邢、工中的“礼部”,大体就相当于现在的国务院办公厅之类的机构,但是它的职能应该比现在的办公厅要简略的多,大约仅相当于国务院办公厅礼宾司的职能,不过它其实应该是中国办公室最早的雏形之一。

再比如,在古代中国的基层治理结构如县级政权中,每个县衙门都设有师爷一职,这个师爷虽然只是一个单纯的个人职务,但在当时他其实履行了相当于现在县政府办公室的大部分职责,或者其大体相当于现在的县政府办主任,但显然其又比政府办主任承担了更多的事务性职能。

纵观上述种种无论是机构还是个人,其实就是现在中国办公室的原型。那么办公室到底是一个什么样的机构呢?我认为办公室它就是一个综合的服务协调机构,它的核心职能是服务——服务于领导、服务于全局(整个单位),它的另外一个重要职能是协调,此外还有文书起草等具体的职能,而这些职能归根结底还是为了达成其中心的服务功能。

现在已经很清楚了,办公室就是一个单位的综合服务机构,它对外承担着联络协调和本单位的外宣职能;对内承担着服务领导决策,服务机关运转的后勤保障等职能,是一个单位的窗口和门面。

——办公室应该用什么样的人

基于办公室的上述职能定位——是综合服务协调机构,是一个单位的窗口和门面,那么办公室应该用什么样的人就显得尤为重要。过去有一种说法“办公室这个地方,好人不愿意来,赖人还干不了”。我理解这里的“好人”和“赖人”应该不是从道德品行的角度去衡量的,而是指一个人的综合素质和能力。

有能力有素质的人不愿意去办公室,是因为办公室事务繁杂,人际关系复杂,并且不容易出成绩,说白了就是在领导眼皮子底下活儿不好干。这是一个主动选择的过程。反过来说没能力没素质的人显然根本不能胜任办公室工作,这是毫无疑问的。所以领导考虑挑选办公室人员一定会特别注意使用那些能力素质出众的人,这是一个被动选择的过程。也就是说如果“好人”不愿意来,那么领导就会亲自点将,作为下属一般情况下当然必须无条件服从,所以某种意义上讲办公室还是“好人”多。

而据我个人理解,办公室人员除了能力素质出众外,在道德品行方面的要求应当更加严格。首先投机钻营之辈,不应当被调整到办公室这个地方,因为他的大部分心思根本不会用在工作上,满脑子投机思想,作风浮夸,不务实务,而这与事务繁杂的办公室职能定位是格格不入的;其次心术不正,爱弄是非的人也不适合放在办公室,这等于是给办公室增加了一个成事不足、败事有余的累赘,他不仅对工作开展不会起到任何积极地推进作用,相反他会破坏办公室的和谐,制造矛盾是非,为工作开展制造人为障碍。总之,品行不端,道德缺失的人,不论其综合素质多高、工作能力多强,都不适合被调整到办公室工作。

那么到底办公室应该用什么样的人呢?他们应该相对年轻且富有朝气,品行端正,有事业心,有责任感,同时还要有吃苦耐劳的牺牲精神,要耐得住寂寞,受得了委屈。听上去简直算是完人了,当然把这些品质统统放到一个人身上的确是太理想化了。但我要说的是,除了品行端正一条外,其他品质办公室成员之间可以互补,使得整个团队最终形成一个近乎完美的“办公室人格”。我想这是干好办公室工作的最大前提。

——如何开展好办公室工作

毛主席他老人家曾经讲过:“政治路线确定之后,干部就是决定性因素”。其实这句话从做好办公室工作的角度考虑,也可以反过来理解:干部调配好了,需要制定“政治路线”对工作进行摆布。这个“政治路线”我认为就是一整套的办公室工作规范。

办公室工作千头万绪,摆布不好容易陷入“老牛赶山”“眉毛胡子一把抓”的无序状态,分不清主次,容易误事,且容易出错。所以要做好办公室工作,规范化建设很重要。俗话说“无规矩不成方圆”,有了规矩、有了一套完善的工作规范流程,在此基础上做好人员分工,同时强调分工不分家,充分发挥团队合作精神,这样以来确保工作高效率的同时,也保证了工作质量,便没有什么工作是完成不好的。

办公室的特殊地位决定了办公室工作来不得半点疏忽,哪怕是一点点疏漏,都可能产生严重的后果。因此,办公室工作一定要“严”字当头,一个“细”字贯穿始终,要注意在细节上下功夫,努力做到大事不含糊,小事不马虎,确保各项工作零搁置、零积压、零失误。要牢固树立“细节决定成败”的意识,始终坚持举轻若重的原则,处处留心、时时细心、事事精心。这就要求办公室人员一定要有强烈的责任感和事业心。办公室虽然平时处理的大多都是一些杂事、琐事,但无小事,因为再小的事通过办公室这样一个“放大镜”,都会变成大事。所以办公室人员在日常工作中要时刻绷紧一根弦,不能有丝毫的马虎与大意。这既是对工作负责也是对自己负责。

做好办公室工作除了办公室人员的主观努力外,从单位领导的角度考虑,也要为办公室开展工作提供尽量的支持,无论是从硬件设施、改善办公条件还是精神鼓励等方面,都要有充分的考虑。既然办公室这个地方“好人”不愿意来,那么除了硬性的行政调配外,就应当通过为办公室创造优越的工作环境来吸引人才,并在工作、生活、个人发展等方面给予必要的照顾倾斜,解除他们的一些后顾之忧,令他们安心工作。说白了就是有点好事要多想着办公室的同志,让他们感觉到组织的关爱,觉得事业有奔头,工作才有干劲,从而最大限度地调动起办公室人员的工作积极性和主动性。

 

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